Processus de veille

Faire de la veille stratégique est à la portée de toutes les entreprises. Loin des questions de budgets et de temps, la veille est une attitude, une attention portée à son environnement.

Pas toujours facile pour une TPE ou une PME de mobiliser les moyens financiers et le temps nécessaire pour mettre en place un système de veille. Et pourtant la veille représente un atout stratégique pour les entreprises, de toutes tailles, qui plus est si la concurrence est forte. Anticiper les tendances en matière réglementaire, concurentielle, sociale, et être en première position pour développer une innovation ou se lancer sur un nouveau marché, sont autant davantages décisifs pour une entreprise. Les conseils de Yann Guilain, directeur consulting chez Digimind, pour faire une veille efficace et utile en exploitant les ressources « naturelles » de l’environnement.

1-Cibler  les besoins

« Il ne faut pas faire de la veille pour la veille », souligne Yann Guilain. La veille doit correspondre à un besoin qu’il faut définir préalablement en interne, via notamment l’identification précise du coeur du métier de l’entreprise. Une petite entreprise définira par exemple ses besoins d’information sur les deux ans à venir, selon des ambitions réalistes, en évitant de se lancer dans un vaste plan. « Pour initier cette démarche de veille, il est essentiel de se centrer sur un projet stratégique particulier et d’avoir une vision dynamique de la concurrence ». Bref, l’entreprise doit avoir un but précis à court terme qui va lui permettre de canaliser les personnes et les efforts sur un objectif commun. Une stratégie qui lui permettra de mesurer les retombées de son action.* 2-Identifier  les acteurs

La veille s’appuie en grande partie sur des vecteurs d’information humains. Lorsque les besoins ont été correctement ciblés, l’entreprise doit identifier les salariés qui sont en contact avec les différentes sources d’information possibles. « Soit par leur personnalité, soit par leur position, ces personnes représentent des relais d’information organisés en réseau. Ces individus sont généralement très attentifs à leur environnement et communiquent aisément pour faire remonter l’information. Le facteur clé de succès de la veille tient dans la motivation de ces personnes, qu’il faut entretenir de diverses manières, en proposant par exemple des bonus, des primes, des cadeaux, des retours d’information ciblés…«

3- Récolter l’information

Pour récolter l’information, nul obligation pour l’entreprise d’utiliser un énorme outil technologique, surtout lorsque l’effectif se trouve entièrement concentré sur un même site. « La machine à café reste un lieu d’échange non négligeable pour la veille et l’e-mail un outil quotidien pour faire remonter l’information. » Une surveillance de l’actualité du Web, des publications virtuelles ou « papier », des communiqués de presse des concurrents, une présence sur les salons en s’étant préalablement renseigné sur les entreprises présentes, sont des actes de base pour la veille stratégique. Il faut rester à l’écoute des tendances et traiter l’information de manière structurée : cibler les thèmes, les domaines ou les types d’information à chercher et définir le rôle de chacun pour éviter de récolter le tout-venant. Les informations récoltées seront alors stockées de manière organisée, généralement dans une mini-base de données. 4-Analyser les données

Les données récoltées sont ensuite analysées par rapport aux besoins émis au début du projet. « Ce travail doit être synthétisé dans des livrables qui aident à la décision. Par exemple, le document peut se présenter sous la forme d’un tableau de bord synthétique, utile à six mois. On y trouvera des graphiques ou tableaux, les chiffres de vente ou les argumentaires de la concurrence, et un résumé de cinq préconisations directement opérationnelles. Dans l’idéal et pour être véritablement efficace, ce document ne doit pas dépasser une feuille A4, et surtout ne pas ressembler à un rapport de 200 pages.«  5- Diffuser pour agir

A ce stade du projet, la veille ne sert à rien si le résultat n’est pas diffusé auprès des collaborateurs de l’entreprise qui pourront agir en conséquence. Il faut donc que l’information digérée redescende vers les acteurs de l’entreprise. Les résultats de l’analyse des données représentent un outil de travail pour les différents services : marketing, recherche et développement, commercial… Pour cette raison, les informations doivent être diffusées rapidement afin d’éviter qu’elle ne deviennent obsolètes, et par là même tout le projet de veille.